Riddarhuset lägger stor vikt vid en trygg och korrekt behandling av dina personuppgifter. Här kan du läsa mer om hur vi behandlar personuppgifter och vilka rättigheter du har som registrerad.

 

Personuppgiftsansvarig

 

Vem är ansvarig för personuppgifterna som Riddarhuset samlar in?

Riddarhuset, organisationsnummer 802002-8018, Riddarhustorget 10, 111 28 Stockholm. Riddarhussekreteraren, e-post: gdpr@riddarhuset.se.

 

Riddarhusets behandling av ättemedlemmars personuppgifter

 

Riddarhusprogrammet

Navet i Riddarhusets hantering av ättemedlemmars personuppgifter är Riddarhusets dataregister Riddarhusprogrammet. I Riddarhusprogrammet finns förutom information från ättemedlemmarna själva även information från offentliga källor (folkbokföringen och det statliga personadressregistret, SPAR). Dessa uppgifter samlas sedan i Adelsregistret, Stiftelseregistret och Kapitationsregistret som alla ingår i Riddarhusprogrammet.

 

Ändamål och behandling

Riddarhuset behöver dessa uppgifter för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt Riddarhusordningen såväl som sina skyldigheter som anknuten förvaltare till de stiftelser som Riddarhuset förvaltar. Till dessa skyldigheter hör att ha en korrekt förteckning över vilka som tillhör de ätter som bildar Riddarhuset (Ridderskapet och Adeln). Utan sådana korrekt förda genealogier är det omöjligt att fullgöra skyldigheterna enligt Riddarhusordningen och att säkerställa att rätt personer får understöd respektive stipendier från de stiftelser som Riddarhuset förvaltar. Genealogierna har dessutom stor betydelse för forskningsändamål. Som medlemsorganisation behöver Riddarhuset också kunna ha kontakt med sina medlemmar varvid adressuppgifter från adelsregistret används. Läs mer om respektive register nedan.

 

Adelsregistret och Kapitationsregistret

 

Vilka uppgifter som registreras
I Adelsregistret finns uppgifter om personnummer, fullständigt namn, namn som ogift, fullständig adress, mantalsskrivningsförsamling och län, ättetillhörighet, ofrälse/ingift, adoption, huvudman, kapitationsinträde/utträde, saldo, kapitationskategori, föräldrar, civilstånd, datum för civilståndsändring. I Kapitationsregistret finns betalningsinformation rörande kapitationsavgiften som manliga, myndiga ättemedlemmar ska betala in varje år.

Genealogierna kompletteras löpande med information från ättemedlemmarna själva, framför allt genom de korrektur avseende sig och omyndiga barn som skickas ut till medlemmarna inför tryckningen av varje Adelskalender. Det gäller exempelvis uppgifter om examina, yrkestitlar, arbetsgivare, utmärkelser och ordnar.

 

Varifrån uppgifterna kommer

Förutom de uppgifter som ättemedlemmarna själva lämnar hämtas uppgifter från folkbokföring, dagstidningar, Internet (nätartiklar) samt det statliga personadressregistret (SPAR).

 

Laglig grund

Riddarhuset har fört adelns genealogier (släktled) i flera hundra år. Korrekt förda genealogier utgör själva grunden för Riddarhusets verksamhet; för att Riddarhuset ska kunna fullgöra sina åtaganden som förvaltare av stiftelserna, avgöra representationsrätt och värna om det historiska arv som Riddarhuset utgör. Genealogierna är också av betydelse för forskningsändamål, såväl mer generell historisk forskning som släktforskning.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Kansliets tjänstemän, medlemmar av Riddarhusdirektionen samt i vissa fall forskare.

 

Lagringstid

Presensuppgifter sparas så länge ättemedlemmen lever.

 

Stiftelseregistret/Stipendier och understöd

Riddarhusets ättemedlemmar (och i vissa fall även andra personer) är berättigade att söka stipendier och understöd från de fonder som Riddarhuset förvaltar.

 

Ändamål med behandlingen av uppgifterna

Att kunna pröva ansökningarna mot stiftelsernas bestämmelser (statuter) och mot gällande skattelagstiftning.

 

Uppgifter som Riddarhuset samlar in från den som ansöker

Namn, adress, personnummer, civilstånd, ättetillhörighet, släktledning i vissa fall, faders och moders namn och personnummer i vissa fall samt andra släktrelaterade uppgifter såväl som detaljerade uppgifter om ekonomiska förhållanden samt, när det gäller stipendier, uppgifter om utbildning. I vissa fall kan även uppgifter om hälsotillstånd förekomma.

 

Varifrån uppgifterna kommer

I Stiftelseregistret finns information utöver inlämnade uppgifter från de som söker stipendier och understöd även uppgifter från Adelsregistret (offentliga källor, folkbokföringen och det statliga personadressregistret, SPAR).

 

Laglig grund

Riddarhusets åtaganden som förvaltare av stiftelserna samt svensk skattelagstiftning.

 

Mottagare

Riddarhusfiskalen (ansvarig tjänsteman på Riddarhuset) samt de personer i riddarhusdirektionen som granskar fiskalens förslag till tilldelning och avslag och riddarhussekreteraren.

 

Lagringstid

Beviljade ansökningar sparas i tio år. Ansökningar som av formella skäl får avslag sparas inte.

 

Vilka har tillgång till personuppgifterna?

Utöver de som redan nämnts (under Mottagare) lämnas personuppgifter från ansökningar eller ur Stiftelseregistret endast ut till den som ansöker eller dennes eventuella förmyndare samt när lag så föreskriver till myndighet (Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Kronofogden).

 

Hur uppgifterna förvaras

Alla ansökningshandlingar förvaras avskilda i låst utrymme till vilket tillträde krävs genom särskild kod och nyckel. För tillträde till Stiftelseregistret krävs särskild inloggning.

 

Adelskalendern

 

Ändamål och behandling

Inför varje adelsmöte vart tredje år produceras matrikeln Adelskalendern som redovisar levande ättemedlemmar. I samband med det samlas personuppgifter in för att tillse att uppgifterna i Adelskalendern är så korrekta som möjligt.

 

Vilka uppgifter som samlas in

I Adelskalendern redovisas ättemedlemmarna familj för familj med namn, födelsedatum, mantalsskriven församling, giftermål samt aktuella uppgifter om exempelvis examina och anställning. Även ingifta män och kvinnor redovisas liksom inskrivna vid VAJS samt ordföranden och/eller sekreterare i registrerade släktföreningar. I viss utsträckning redovisas även adoptivbarn till ättemedlemmar och tidigare ingifta kvinnor (om de har barn inom adeln).

 

Varifrån hämtas uppgifterna

Förutom de uppgifter som den sökande själv lämnar hämtas uppgifter från Adelsregistret.

 

Laglig grund

Tryckfrihetsförordningen.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Riddarhussekreteraren, riddarhusfiskalen samt ansvariga inom direktionen. I tryckt form även läsarna.

 

Lagringstid

Presensuppgifter om ättemedlemmarna uppdateras regelbundet och sparas så länge ättemedlemmen lever. Därefter förs information om ättemedlemmen in i Riddarhusets stamtavlor.

 

Arte et Marte

 

Ändamål och behandling

För att informera ättemedlemmarna löpande om Riddarhusets verksamhet och ättemedlemmars presensuppgifter (Legala notiser).

 

Vilka uppgifter som samlas in 

I Riddarhusets medlemstidskrift redovisas regelmässigt uppgifter om giftermål, födslar och avlidna ättemedlemmar. Även andra personuppgifter kan förekomma i samband med artiklar och intervjuer.

 

Varifrån hämtas uppgifterna

Förutom de uppgifter som den sökande själv lämnar hämtas uppgifter från Adelsregistret.

 

Laglig grund

Tryckfrihetsförordningen.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Riddarhussekreteraren, kalenderredaktören, kommunikationsansvarig och andra redaktionella medarbetare. I tryckt och digital form även läsarna.

 

Lagringstid

Presensuppgifter om ättemedlemmarna uppdateras regelbundet och sparas så länge ättemedlemmen lever.

 

Adelsmöte

 

Ändamål och behandling

För att kunna genomföra adelsmöte vart tredje år. Inbjudan till adelsmöte (kallelse) skickas till alla huvudmän, funktionärer och tidigare deltagare. För detta behövs historik om tidigare adelsmöten. Deltagare finns med i deltagarförteckning och funktionärer förekommer med personuppgifter på anslag i Riddarhuset och på hemsidan under inloggningsflik.

 

Vilka uppgifter som samlas in

Uppgifter om namn, personnummer, ättetillhörighet, huvudmannaskap, kapitationshistorik, adress.

 

Varifrån hämtas uppgifterna

Från Adelsregistret och Kapitationsregistret.

 

Laglig grund

Riddarhusordningen.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Riddarhussekreteraren, kanslist, genealog, kommunikationsansvarig samt medlemmar av direktionen. Läsare av deltagarförteckning, VÖM, protokoll, vallistor och de inloggningsbara digitala sidorna.

 

Lagringstid

Ingen tidsbegränsning av forskningsskäl.

 

Registrerade släktföreningar

 

Ändamål och behandling

För att kunna erbjuda släktföreningarna möjlighet att ta del av den service och utskick av relevant information som Riddarhuset tillhandahåller.

 

Vilka uppgifter som samlas in

Registrerade släktföreningar lämnar uppgifter namn och adress till styrelsens ordförande, sekreterare och kassör i anslutning till att de registreras och uppdaterar sedan informationen efter varje årsmöte.

 

Varifrån hämtas uppgifterna?

Från släktföreningens styrelse.

 

Laglig grund

Samtycke (skriftligt).

 

Vilka har tillgång till uppgifterna?

Uppgifter om ordföranden och/eller kassör/sekreterare publiceras i Adelskalendern och på Riddarhusets hemsida.

 

Lagringstid

Tills styrelsens sammansättning ändras och nya uppgifter inkommer till Riddarhusets kansli eller samtycke återkallats.

 

VAJS

 

Ändamål och behandling

För att kunna skrivas in i Vadstena Adliga Jungfrustift.

 

Personuppgifter som samlas in

Namn, personnummer, ättetillhörighet, föräldrars namn, adress och yrkestitlar.

 

Varifrån hämtas uppgifterna

Från målsman eller den som skrivs in.

 

Rättslig grund

Stiftelsens statuter.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Riddarhussekreterare, kanslist, fiskal, genealog och direktionens medlemmar. Den inskrivnes namn redovisas även i Adelskalendern.

 

Lagringstid
Så länge den inskrivna personen lever.

 

Bokning av lokalerna

Ändamål och behandling

För att erbjuda möjlighet för ättemedlemmar och släktföreningar att hyra Riddarhusets lokaler för egna sammankomster.

 

Vilka uppgifter som samlas in

Namn, ättetillhörighet, adress, telefonnummer, e-post, betalningsuppgifter.

 

Varifrån hämtas uppgifterna

Från den som skriver avtal med Riddarhuset.

 

Laglig grund

Ingånget avtal.

 

Vilka har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Anställda på kansliet.

 

Lagringstid

Sex år för att kunna erbjuda service till återkommande hyresgäster.

 

 

Övrig behandling av personuppgifter (gäller både ättemedlemmar och andra)

 

Kulturstöd

 

Ändamål och behandling

Riddarhuset delar årligen ut kulturstöd till projekt med anknytning till Riddarhuset och/eller Ridderskapet och adeln. När en person ansöker om sådant kulturstöd måste den också lämna vissa personuppgifter.

 

Vilka uppgifter samlas in

Namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, bank och kontonummer för utbetalning.

 

Varifrån hämtas uppgifterna

Den som ansöker om kulturstöd.

 

Laglig grund

Ansökan.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Riddarhussekreteraren och de som prövar ansökningarna samt kansliet och ledamöter av riddarhusdirektionen.

 

Lagringstid

Till dess att stödet utbetalas eller rätten till stödet har förfallit vilket är det sjätte året efter att stödet beviljades. Längre lagringstid förutsätter samtycke från den registrerade. Ansökningar som inte beviljas bevaras om samtycke finns.

 

Guidade visningar

 

Ändamål och behandling

Grupper kan boka guidade visningar av Riddarhuset, skolklasser guidas gratis. Vid bokning samlar Riddarhuset in personuppgifter.

 

Vilka uppgifter samlas in

Namn, kontaktuppgifter, faktureringsadress.

 

Varifrån hämtas uppgifterna

Från den som bokar en guidad visning.

 

Laglig grund

Ingånget avtal.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Bokningsansvariga på kansliet.

 

Lagringstid

Tre månader.

 

Nyhetsbrev

 

Ändamål och behandling

På Riddarhusets hemsida erbjuder vi möjligheten att prenumerera på ett digitalt, publikt nyhetsbrev. För att kunna skicka ut nyhetsbrevet behövs en e-postadress till den som vill teckna prenumeration.

 

Vilka personuppgifter som samlas in

E-postadress (-er).

 

Laglig grund

Prenumerationsavtal.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Riddarhussekreteraren, kanslist och kommunikationsansvarig.

 

Lagringstid

För nyhetsbrevet upphör lagringen av dina personuppgifter när prenumerationen upphör. Då stryks din e-post från prenumerantregistret.

 

Webbutik

 

Ändamål och behandling

På Riddarhusets hemsida finns en webbutik där det går det att handla böcker och presentartiklar. I samband med köp behöver Riddarhuset vissa person- och betaluppgifter för att kunna fullfölja sin del av avtalet.

 

Vilka personuppgifter som samlas in

Namn, postadress, leveransadress, kontaktuppgifter (telefonnummer och e-post). Vid köp samlar Riddarhuset in betalningsinformation: kredit- och betalkortsnummer och/eller annan betalningsinformation som du tillhandahåller.

 

Laglig grund

Avtal.

 

Vilka som har tillgång till uppgifterna (Mottagare)

Riddarhussekreteraren, kanslist, kommunikationsansvarig och intendent.

 

Lagringstid

Vid köp i webbutiken lagrar vi dina uppgifter i 24 månader för att kunna hantera eventuella reklamationer och garantiärenden. Därefter tar vi bort uppgifterna från våra system.

 

Hemsidan

Riddarhuset använder sig av cookies och har med anledning av gdpr uppdaterat sin information om cookies på hemsidan. Läs mer här: Vad är cookies och hur använder vi det?

 

 

Dina rättigheter som registrerad

 

Ingen skyldighet att lämna uppgifter

Det föreligger ingen på lag eller annan rättslig grund vilande skyldighet för dig att lämna de personuppgifter som Riddarhuset begär i de situationer som redovisats ovan. Konsekvenserna av att du inte lämnar begärda uppgifter är dock att Riddarhuset inte kan fullgöra sina uppgifter i det enskilda fallet. Lämnas alltså inte de uppgifter som begärs när det gäller ansökningar om understöd, stipendier och kulturstöd kan ansökningarna inte prövas. Lämnas inte de uppgifter som begärs när det gäller Adelsmöte kan den uppgifterna rör inte delta i Adelsmöte. Det går heller inte att bli inskriven i VAJS utan att lämna de uppgifter som begärs för det ändamålet.

Service till släktföreningar, bokning av lokalerna, guidade visningar, nyhetsbrev respektive handel i webbutiken kan heller inte tillhandahållas utan att de, för dessa ändamål, begärda personuppgifterna lämnas.

 

Rätt till rättelse och komplettering

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade och att få komplettera ofullständiga uppgifter om det är relevant givet ändamålet med behandlingen. Sådana ärenden hanteras av riddarhussekreteraren eller person som denne utser.

 

Rätt till radering

Du har i vissa fall rätt att utan onödigt dröjsmål, få dina personuppgifter raderade. När det gäller de uppgifter som Riddarhuset behandlar gäller detta om:

a) Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats.

b) Personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, vilket i Riddarhusets fall bara är aktuellt om det fastställs genom lagakraftvunnet beslut av behörig myndighet eller domstol.

 

Rätt till begränsning och invändning

Du har i vissa fall rätt till begränsning av behandlingen av dina personuppgifter eller rätt att invända mot densamma. Sådana krav hanteras av riddarhussekreteraren.

 

Rätt att veta varifrån uppgifterna kommer

Du har rätt att få veta varifrån de behandlade uppgifterna kommer, om inte från dig själv.

Inget automatiserat beslutsfattande förekommer när Riddarhuset behandlar personuppgifter.

 

Rätt till tillgång

Du har när som helst rätt att på begäran få tillgång till våra behandlade uppgifter om dig, ett så kallat registerutdrag. Detta önskemål ska ske skriftligen och skickas till riddarhussekreteraren per brev eller e-post.

Riddarhuset, Riddarhussekreteraren, Box 2022, 103 11 Stockholm. E-post: gdpr@riddarhuset.se

 

Rätt att klaga

Datainspektionen (snart Integritetsskyddsmyndigheten) är ansvarig för att övervaka tillämpningen av dataskyddslagstiftningen.

Om du har invändningar eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter kan du kontakta Datainspektionen. Du hittar kontaktuppgifter till Datainspektionen på datainspektionen.se

 

När vi delar dina uppgifter med andra

När det är nödvändigt för att kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är så kallade personuppgiftsbiträden för oss. Det kan vara företag som hjälper oss med

·        betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer),

·        information och marknadsföring (print och distribution, sociala medier, reklambyråer, undersökningsföretag) eller

·        IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

När dina personuppgifter delas med ett personuppgiftsbiträde sker det med stöd av samma legala grund som vi har samlat in din information, t.ex. för att uppfylla våra åtaganden. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden för att garantera säkerheten för de personuppgifter som behandlas, att de följer våra säkerhetskrav och begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Vissa aktörer är självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan vara statliga myndigheter, eller företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer). När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets personuppgiftspolicy för deras behandlingar.

 

Hur vi skyddar dina personuppgifter

Vi är angelägna om att dina uppgifter ska hanteras med hög säkerhet. Vi har därför vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder, tekniska och organisatoriska, för att hantera dina personuppgifter i enlighet med gällande och modern teknologi för att skydda uppgifterna från förlust, förstöring, missbruk och obehörig tillgång eller utlämnande.

Endast behöriga anställda och uppdragstagare som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

 

Uppdateringar i vårt arbetssätt

Vi kan komma att uppdatera hur vi arbetar med personuppgifter. Om det gäller viktigare uppdateringar, exempelvis ändring av ändamål eller kategorier av personuppgifter, och uppdateringar som kan vara av avgörande betydelse för dig kommer du att få information om på riddarhuset.se eller via e-post i god tid innan de börjar att gälla.

 

Kontakt

Har du frågor om hur Riddarhuset hanterar personuppgifter kan du kontakta oss på Riddarhuset, Box 2022, 103 11 Stockholm, telefon: 08-723 39 90 och e-post: gdpr@riddarhuset.se.